Så arbetar Malmö stad med OVK

Malmö stadsbyggnadskontor är tillsynsmyndighet för obligatorisk ventilationskontroll, OVK, inom kommunen. Kontoret ska se till att fastighetsägare följer reglerna och granskar bland annat resultaten från genomförda ventilationskontroller.

Malmö har ett omfattande fastighetsbestånd och hanterar därför ett stort antal OVK-protokoll och tillsynsärenden. Kommunens arbete har också granskats av stadsrevisionen, vilket ger en mer detaljerad bild av hur tillsynen har varit organiserad och vilka utvecklingsområden som har identifierats.

Kommunen tar emot och registrerar OVK-protokoll

När en OVK i Malmö har genomförts ska ett exemplar av protokollet skickas till stadsbyggnadskontoret. Protokollet blir en del av kommunens underlag för att kontrollera om ventilationen uppfyller gällande krav och om det finns brister som behöver följas upp.

Kommunens revisionsgranskning visade att Malmö hade en särskild rutin för registrering av OVK-protokoll. Registreringen är en viktig del av arbetet eftersom den gör det möjligt att knyta kontrollen till rätt fastighet och följa när nya handlingar kommer in.

Över 3 300 pågående OVK-ärenden

Vid revisionsgranskningen 2023 hade Malmö stad över 3 300 pågående OVK-ärenden. Den stora mängden visar vilken administrativ omfattning tillsynen kan få i en stor kommun.

Enligt granskningen sköttes en stor del av den löpande OVK-handläggningen av en administratör. Två byggnadsinspektörer arbetade med de ärenden där det kunde bli aktuellt med ingripanden, exempelvis ett föreläggande om att genomföra kontrollen eller åtgärda brister.

Organisationen innebar alltså att den administrativa registreringen och den mer formella myndighetsutövningen delvis hanterades av olika funktioner.

Revisionen efterlyste en sammanhållen rutin

Stadsrevisionens granskning visade att det fanns en rutin för hur inkomna protokoll skulle registreras. Däremot saknades enligt granskningen en övergripande rutin som beskrev hela OVK-tillsynen.

En sammanhållen rutin behöver exempelvis kunna visa:

• hur kommunen upptäcker att en kontroll har uteblivit,
• hur intervallen mellan kontroller granskas,
• hur underkända protokoll följs upp,
• när ett ärende ska lämnas till en byggnadsinspektör,
• när ett föreläggande ska övervägas,
• hur genomförda kontroller dokumenteras i ärendet.

Revisionen noterade även att det inte alltid gick att utläsa av dokumentationen vilka kontroller som hade gjorts. Det kunde exempelvis handla om kontroll av besiktningsintervall, behov av ombesiktning eller funktionskontrollantens certifiering.

Malmö har utvecklat sitt arbetssätt

Efter revisionsgranskningen har stadsbyggnadsnämnden uppgett att arbetssätten för OVK ska ses över och utvecklas. Utvecklingsarbetet har bland annat omfattat hanteringen av vite och hur kommunen kommunicerar med fastighetsägare.

Kommunen har även arbetat vidare med sin övergripande tillsynsplanering. En tydligare tillsynsplan kan hjälpa nämnden att prioritera mellan olika tillsynsområden, följa ärendebalanser och bedöma vilka resurser som krävs.

Föreläggande kan användas när reglerna inte följs

Om en fastighetsägare inte genomför OVK eller inte åtgärdar konstaterade brister kan stadsbyggnadsnämnden besluta om ett föreläggande. Föreläggandet kan innehålla en tidsfrist och kan i vissa fall förenas med vite.

Vite innebär inte att kommunen utför åtgärden åt fastighetsägaren. Det är ett ekonomiskt påtryckningsmedel som ska få ägaren att följa beslutet. För att hanteringen ska bli rättssäker och likvärdig behöver kommunen ha tydliga principer för när vite används och hur beloppet beräknas.

Stor ärendemängd ställer krav på systematik

Malmös arbete visar att det inte räcker att ha ett register och ta emot ett stort antal protokoll. Kommunen behöver också kunna prioritera mellan ärendena, dokumentera vilka kontroller som genomförts och följa varje ärende tills en godtagbar rättelse har skett.

För en stor kommun blir digitala register, tydliga arbetsfördelningar och gemensamma handläggningsrutiner särskilt viktiga. Utan ett enhetligt arbetssätt finns en risk att liknande ärenden hanteras olika eller att uppföljningen tar lång tid.

Vad innebär tillsynen för fastighetsägare i Malmö?

Fastighetsägare i Malmö ansvarar själva för att hålla reda på när nästa OVK ska genomföras. Ägaren ska anlita en certifierad funktionskontrollant, se till att protokollet lämnas till kommunen och hantera de brister som framgår av kontrollen.

Det är därför olämpligt att invänta en påminnelse från stadsbyggnadskontoret. Att kommunen har många pågående ärenden förändrar inte fastighetsägarens skyldigheter eller de tidsintervall som gäller för byggnaden.

Malmös fortsatta utveckling av OVK-tillsynen kan samtidigt ge en mer enhetlig uppföljning och tydligare kommunikation med de fastighetsägare som inte genomför kontroller eller rättar konstaterade brister.